Wersja podstawowa programu obejmuje funkcje bazowe, takie jak fakturowanie i wystawianie paragonów, zarządzanie klientami oraz usługami i towarami. Ciekawą cechą aplikacji jest możliwość samodzielnego wyboru potrzebnych modułów dodatkowych.
Subiekt 123 został zintegrowany z programami księgowymi InsERT nexo, dzięki czemu wystawione dokumenty mogą od razu znaleźć się w biurze rachunkowym. Te z nich, które wykupią specjalną – przeznaczoną dla biur rachunkowych licencję Subiekta 123, będą mogły bezpłatnie udostępniać aplikację wszystkim swoim klientom, których obsługują przy użyciu Rachmistrza nexo lub Rewizora nexo.
Najważniejsze możliwości Subiekta 123:
obsługa dokumentów sprzedaży – wystawianie faktur i paragonów online;
dokumenty w walucie – wystawianie dokumentów w obcej walucie;
prowadzenie bazy usług i towarów – możliwość tworzenia grup produktów oraz ich wyszukiwania w klasyfikacji PKWiU;
kartoteki klientów – zarządzanie informacjami o klientach wraz z ich danymi teleadresowymi, numerem konta bankowego, uzgodnionym terminem płatności, wysokością przyznanego rabatu;
zestawienia – możliwość łatwego generowania różnego rodzaju zestawień, takich jak bilans, sprzedaż w okresie, sprzedaż według klientów itd.
połączenie z bazą GUS – możliwość szybkiego odnalezienia firmy i jej danych;
obsługa JPK – aplikacja pozwala na generowanie plików JPK_VAT oraz JPK_FA;
fiskalizacja – drukowanie paragonów na drukarce fiskalnej z wykorzystanie Serwera Urządzeń Zewnętrznych;
dostęp do aplikacji w ramach jednego abonamentu dla kilku pracowników tej samej firmy;
terminarz płatności – aplikacja wyświetla informacje o nadchodzących terminach płatności zgodnie z określeniu parametrów (np. sposobu rozliczania podatków) na początku pracy
z programem aplikacja wyświetla informację o nadchodzącej płatności;
szybki dostęp do najczęściej wykonywanych czynności lub najczęściej obsługiwanych klientów poprzez indywidualne ustawienie pulpitu.